Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

D4-Entertainment GmbH
vertreten durch den Geschäftsführer Tobias Deuring

Marie-Curie-Straße 14
68519 Viernheim

Tel: 06204 789 72 34
Mail: info@d4-entertainment-gmbh.de

2. Besuch unserer Webseite – https://geekworld-germany.de

Beim Aufrufen unserer Webseite werden durch den auf Ihrem Endgerät verwendeten Browser automatisch Informationen an den Server unserer Website gesendet. Diese Informationen werden temporär in einem sog. Logfile gespeichert. Folgende Informationen werden dabei ohne Ihr Zutun erfasst und bis zur automatisierten Löschung, in der Regel nach Ablauf einer Woche, gespeichert:

• IP-Adresse des anfragenden Rechners,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• Name und URL der abgerufenen Datei,
• Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL),
• verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem Ihres Rechners sowie der Name Ihres Access-Providers.

Die genannten Daten werden durch uns zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus der Website,
• Gewährleistung einer komfortablen Nutzung unserer Website,
• Auswertung der Systemsicherheit und –stabilität,
• Aufklärung etwaiger missbräuchlicher Seitenzugriffe (DoS/DDoS-Attacken o. ä.) sowie
• zu weiteren administrativen Zwecken.

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse folgt aus oben aufgelisteten Zwecken und der Außendarstellung unseres Unternehmens.

3. Cookies und Consent-Management

Zur Verwaltung der eingesetzten Cookies und ähnlichen Technologien (Tracking-Pixel, Web-Beacons etc.) und diesbezüglicher Einwilligungen setzen wir das Consent-Tool „Real Cookie Banner" ein. Details zur Funktionsweise von „Real Cookie Banner" finden Sie unter devowl.io/de/rcb/datenverarbeitung.

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in diesem Zusammenhang sind Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die Verwaltung der eingesetzten Cookies und ähnlichen Technologien und der diesbezüglichen Einwilligungen.

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist weder vertraglich vorgeschrieben noch für den Abschluss eines Vertrages notwendig. Sie sind nicht verpflichtet, die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Wenn Sie die personenbezogenen Daten nicht bereitstellen, können wir Ihre Einwilligungen nicht verwalten.

4. Datenverarbeitung bei Kontaktaufnahme & vorvertraglichen Informationen

Sie können mit uns per E-Mail, über das Kontaktformular oder telefonisch Kontakt aufnehmen. Soweit Sie uns hierbei personenbezogene Daten (bspw. Name, Anschrift, E-Mailadresse, Telefonnummer) zur Verfügung stellen, verarbeiten wir diese auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 a) DSGVO zur Bearbeitung Ihrer Anfragen bzw. auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 b) DSGVO, wenn Gegenstand Ihrer Anfrage vorvertragliche Informationen oder Informationen zu einem bestehenden Vertragsverhältnis sind.

5. Anmeldung als Teilnehmende (Händler, Aussteller, Artist-Alley, Volunteers, Presse, Content-Creator/Partner sowie Sammler/Stage-Auftritte beim TCG‑Event)

Für die Teilnahme an unseren Veranstaltungen (GEEKWORLD Convention sowie das eigenständige GEEKWORLD TCG‑Event) bieten wir auf unserer Webseite verschiedene Anmelde- und Bewerbungsformulare an, u. a. für Händler/Aussteller, Artist-Alley-Teilnehmende, Volunteers/freiwillige Helfer, Presse, Content-Creator/Influencer sowie Partner/Premiumpartner. Für das GEEKWORLD TCG‑Event bieten wir zusätzlich eigene Formulare für TCG-Händler, Sammler sowie Stage-/Creator-Auftritte an. Diese Formulare werden mit dem WordPress-Plugin „Gravity Forms" bereitgestellt und auf unserem eigenen Server bei unserem Hosting-Anbieter gespeichert.

Je nach Formular erheben und verarbeiten wir folgende Daten:

• Name, ggf. Firmen- bzw. Ausstellername oder Kanal-/Markenname
• Anschrift
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• je nach Rolle: Angaben zur gewünschten Standfläche/Ausstattung, zum Sammelgebiet, zu Programminhalten bzw. Auftrittswunsch, zur Verfügbarkeit (Volunteers), zum Medium/Redaktion (Presse) oder zu Reichweite/Kanälen (Content-Creator, Partner)

Die Verarbeitung dient der Bearbeitung Ihrer Anmeldung bzw. Bewerbung, der Zuteilung von Standflächen, Programmplätzen oder Akkreditierungen sowie der Kommunikation im Vorfeld und während der Veranstaltung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Verarbeitung der Anbahnung oder Erfüllung eines Vertrags dient (z. B. Standplatz-Buchung), sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO für die organisatorische Koordination (z. B. Volunteer-Einsatzplanung, Presse-Akkreditierung, Anfragen von Content-Creators/Partnern). Soweit Daten zur Erstellung von Rechnungsunterlagen benötigt werden, verarbeiten wir diese zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO zur Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten.

Sofern Name bzw. Ausstellerinfo im Rahmen der Anmeldung auf unserer öffentlichen Händlerliste veröffentlicht werden, erfolgt dies auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO), die Sie im Anmeldeprozess erteilen und jederzeit widerrufen können.

Eine Zahlungsabwicklung findet nicht direkt über das Anmeldeformular statt; die Abrechnung erfolgt im Nachgang manuell per E-Mail bzw. Rechnung.

Sofern für die Formularverarbeitung zusätzliche Erweiterungen (Add-Ons) aktiv sind, die eine Übermittlung an weitere Anbieter vorsehen, werden die betroffenen Daten an den jeweiligen Anbieter übermittelt; nähere Informationen hierzu finden Sie in den Datenschutzhinweisen des jeweiligen Anbieters.

Ihre Anmeldedaten werden für die Dauer der Vorbereitung und Durchführung der jeweiligen Veranstaltung sowie im Anschluss für die Dauer gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gespeichert (i. d. R. bis zu 10 Jahre für rechnungsrelevante Unterlagen gem. § 147 AO, § 257 HGB). Reine Anmeldedaten ohne Rechnungsbezug löschen wir nach Abschluss der jeweiligen Veranstaltung, sofern keine weitere Aufbewahrungspflicht besteht.

6. Foto-, Video- und Audioaufnahmen bei unseren Veranstaltungen

Bei unseren Veranstaltungen (GEEKWORLD Convention und GEEKWORLD TCG‑Event) werden regelmäßig Foto-, Video- und Audioaufnahmen erstellt, insbesondere im Rahmen von Programmpunkten wie dem Cosplay-Contest, Bühnenauftritten oder allgemeinen Stimmungsbildern der Veranstaltung. Diese Aufnahmen können Besucherinnen und Besucher sowie Teilnehmende zeigen.

Für allgemeine Veranstaltungsaufnahmen (z. B. Stimmungsbilder im Publikum) ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO – unser berechtigtes Interesse an der Dokumentation und medialen Bewerbung unserer Veranstaltungen. Für gezielte Aufnahmen von Teilnehmenden an Programmpunkten wie dem Cosplay-Contest, bei denen im Rahmen der Anmeldung eine Zustimmung zur Nutzung des Materials eingeholt wird, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO (Einwilligung).

Da an bestimmten Programmpunkten (z. B. dem Cosplay-Contest) auch Kinder und Jugendliche teilnehmen, ist bei der Einwilligung zur Nutzung von Foto-, Video- und Audiomaterial zusätzlich Art. 8 DSGVO zu beachten. Danach ist bei Minderjährigen unter 16 Jahren grundsätzlich die Einwilligung der Erziehungsberechtigten erforderlich.

Das erstellte Material kann für die Berichterstattung über die Veranstaltung, zur Bewerbung künftiger Veranstaltungen sowie auf unseren Social-Media-Kanälen verwendet werden. Sie haben das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen; wenden Sie sich hierzu an die eingangs genannten Kontaktdaten.

7. Ticketverkauf über D4Ticket

Für den Verkauf von Eintrittstickets zu unseren Veranstaltungen nutzen wir unser eigenes System „D4Ticket" (d4webservice.de), das von uns, der D4-Entertainment GmbH, selbst betrieben wird.

Beim Ticketkauf erheben und verarbeiten wir folgende Daten:

• Name
• E-Mail-Adresse
• ggf. Anschrift (Rechnungsadresse)
• Angaben zur Ticketbestellung (Anzahl, Ticketart, Veranstaltungstermin)
• Zahlungsdaten im Rahmen der Zahlungsabwicklung

Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung des Kaufvertrags über das Ticket (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO) sowie, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen (z. B. für Rechnungsunterlagen), auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO.

Die Zahlungsabwicklung selbst erfolgt nicht durch uns, sondern durch unseren Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland), an den die für die Zahlung erforderlichen Daten (z. B. Name, Zahlungsdaten, Betrag) übermittelt werden. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Nähere Informationen zur Datenverarbeitung durch Stripe finden Sie in der Datenschutzerklärung von Stripe unter stripe.com/de/privacy.

Ihre Ticketkauf-Daten speichern wir für die Dauer der Vertragsabwicklung sowie im Anschluss für die Dauer gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (i. d. R. bis zu 10 Jahre für rechnungsrelevante Unterlagen gem. § 147 AO, § 257 HGB).

8. Facebook-Fanpage Insights

Facebook Ireland Ltd („Facebook") stellt uns als Facebook-Fanpage Betreiber sog. „Facebook-Insights" („Insights") zur Verfügung. Bei den Insights handelt es sich um verschiedene Statistiken, die uns Aufschluss über die Verwendung unserer Facebook-Fanpage geben. Detaillierte Informationen hierzu finden Sie auch unter facebook.com/business/a/page/page-insights.

Um diese Statistiken zu erstellen, werden verschiedene von Ihnen bereitgestellte Informationen (auch personenbezogene Daten) durch Facebook verarbeitet. Die personenbezogenen Daten werden dabei von Facebook und uns als gemeinsam Verantwortlicher im Sinne des Art. 26 DSGVO verarbeitet. Im Folgenden stellen wir Ihnen die wesentlichen Informationen der zwischen Facebook und uns geschlossenen Vereinbarung (facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum) gem. Art. 26 DSGVO zur Verfügung.

Die primäre Verantwortung (Übernahme sämtlicher Pflichten aus der DSGVO) für die Datenverarbeitung hat Facebook übernommen. Dies bedeutet insbesondere:

• Facebook übernimmt die notwendigen Informationspflichten (z. B. Art. 13 DSGVO)
• Betroffenenrechte können gegenüber Facebook geltend gemacht werden (z. B. Auskunfts- oder Löschanspruch, Widerspruch gegen die Datenverarbeitung oder ein Widerruf einer etwaig erteilten Einwilligung; vgl. auch Abschnitt 13 – „Ihre Rechte")
• Sicherstellung der technischen und organisatorischen Maßnahmen der Datenverarbeitung

Facebook hält unter www.facebook.com umfassende Informationen im Hinblick auf die Datenverarbeitung bereit (Art. 13 DSGVO).

Um Ihnen einen Überblick über die wesentlichen Informationen zu verschaffen, verweisen wir auch im Rahmen dieser Datenschutzhinweise auf die bereitgestellten Inhalte von Facebook.

Ungeachtet der vereinbarten primären Verantwortung von Facebook können Sie Ihre Rechte im Rahmen der DSGVO selbstverständlich auch unmittelbar uns gegenüber geltend machen. Wir leiten diese Anfrage umgehend an Facebook über ein dafür zur Verfügung stehendes Formular weiter.

Rechtsgrundlage für die hier beschriebene Verarbeitung personenbezogener Daten ist Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, unsere Dienste für Sie noch attraktiver zu gestalten.

9. Google-Analytics

Wir nutzen auf unserer Webseite Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited („Google"), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Google Analytics verwendet sogenannte „Cookies", Textdateien, die auf Ihrem Gerät gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der durch Sie besuchten Webseiten ermöglichen. Google Analytics kann auch sogenannte Web Beacons (nicht sichtbare Grafiken) verwenden. Durch diese Web Beacons können Informationen wie der Besucherverkehr auf Webseiten ausgewertet werden. Die durch Cookies und Web Beacons erzeugten Informationen über die Benutzung unserer Webseite (einschließlich der IP-Adresse der Nutzer) werden an einen Server von Google, möglicherweise in den USA oder anderen Drittstaaten, übertragen und dort gespeichert. Diese Informationen können von Google an Vertragspartner von Google weiter gegeben werden.

Folgende Datenarten werden von Google verarbeitet:

• Online-Kennzeichnungen (einschließlich Cookie-Kennungen)
• IP-Adresse
• Gerätekennungen

Darüber hinaus finden Sie weitere detaillierte Informationen zu den verarbeiteten Informationen unter google.com/intl/de/policies/privacy unter „Daten, die wir aufgrund Ihrer Nutzung unserer Dienste erhalten", sowie unter privacy.google.com/businesses/adsservices.

Wir setzen Google Analytics nur mit aktivierter IP-Anonymisierung („anonymize IP") ein. Hierdurch wird Ihre IP-Adresse von Google innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt.

Weiterhin haben wir für den Einsatz von Google Analytics mit Google einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen (Art. 28 DSGVO). Google verarbeitet die Daten in unserem Auftrag, um Ihre Nutzung der Webseite auszuwerten, um Reports über die Webseitenaktivitäten für uns zusammenzustellen und um weitere mit der Webseitennutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen uns gegenüber zu erbringen. Google kann diese Informationen gegebenenfalls an Dritte übertragen, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder soweit Dritte diese Daten im Auftrag von Google verarbeiten.

Durch die Einbindung von Google Analytics verfolgen wir den Zweck, das Nutzerverhalten auf unserer Webseite zu analysieren und hierauf reagieren zu können. Dadurch können wir unser Angebot kontinuierlich verbessern.

Rechtsgrundlage für die hier beschriebene Verarbeitung personenbezogener Daten ist Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO.

Im Rahmen der Auftragsverarbeitung ist Google berechtigt, Subunternehmer zu beauftragen. Eine Liste dieser Subunternehmer können Sie unter privacy.google.com/businesses/subprocessors finden.

10. Content Delivery Network (CDN) – bunny.net

Zur Optimierung der Ladezeiten und zur sicheren Auslieferung unserer Webseite nutzen wir ein Content Delivery Network (CDN) des Anbieters bunny.net, Cesta komandanta Staneta 4A, 1215 Medvode, Slowenien.

Ein CDN sorgt dafür, dass Inhalte unserer Webseite (z. B. Bilder, Stylesheets oder Skripte) über weltweit verteilte Server schneller geladen werden können.

Im Rahmen der Nutzung von bunny.net kann es zur Verarbeitung folgender Daten kommen:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• Browserinformationen
• Betriebssystem
• Referrer-URL

Diese Daten werden in sogenannten Server-Logfiles verarbeitet, um die Stabilität und Sicherheit der Webseite zu gewährleisten.

Die Nutzung von bunny.net erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren, stabilen und schnellen Bereitstellung unseres Online-Angebots.

Sofern eine entsprechende Einwilligung abgefragt wird (z. B. über das Cookie-Banner), erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Weitere Informationen finden Sie unter: bunny.net/privacy

11. Kategorien von Empfängern von Daten; Datenübermittlungen in ein Drittland

Von uns im Zusammenhang mit der Webseite eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen, z. B. Host Provider, Agenturen, IT-Dienstleister, können Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten haben. Sofern diese Dienstleister und Erfüllungsgehilfen für uns Daten im Auftrag verarbeiten, handeln sie weisungsgebunden und werden von uns entsprechend vertraglich verpflichtet.

12. Dauer der Speicherung und routinemäßige Löschung

Sofern in dieser Datenschutzerklärung bei der konkreten Datenverarbeitung nicht anders angegeben, verarbeiten und speichern wir personenbezogene Daten nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des Verarbeitungszwecks erforderlich ist oder sofern dies in Gesetzen oder Vorschriften, welchen wir unterliegen, vorgesehen wurde.

Entfällt der Speicherungszweck oder läuft eine gesetzlich vorgeschriebene Speicherfrist ab, werden die personenbezogenen Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gesperrt oder gelöscht.

13. Ihre Rechte

Sie haben gem. Art. 15 DSGVO das Recht, auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten über die personenbezogenen Daten, die über Sie gespeichert wurden. Sie haben zudem gem. Art. 16, 17 und 18 DSGVO das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten sowie Sperrung und Löschung Ihrer personenbezogenen Daten.

Sie sind unter den in Art. 20 DSGVO bestimmten Voraussetzungen außerdem berechtigt, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die gespeichert wurden, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns zu übermitteln.

Außerdem sind Sie gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO berechtigt, gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 e) oder f) DSGVO erfolgt, einschließlich Profiling, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch einzulegen. Wenn Ihre personenbezogenen Daten für Zwecke der Direktwerbung verarbeitet werden, haben Sie gemäß Art. 21 Abs. 2 DSGVO jederzeit das Recht der Verarbeitung Ihrer Daten für derartige Werbung, einschließlich Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht, zu widersprechen.

Wir werden Ihre vorgenannten Rechte erfüllen, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen für die Geltendmachung der Rechte gegeben sind.

Jegliche Ersuchen zu Ihren personenbezogenen Daten richten Sie bitte an die zu Beginn dieser Datenschutzerklärung, aber auch im Impressum unserer Webseite angegebenen, Kontaktdaten.

Jeder Betroffene hat außerdem das Recht, bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde eine Beschwerde über die Verarbeitung von Daten durch uns einzulegen.

14. Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten von uns auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DSGVO verarbeitet werden, haben Sie gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dies aus Gründen erfolgt, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Soweit sich der Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten zum Zwecke von Direktwerbung richtet, haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht ohne das Erfordernis der Angabe einer besonderen Situation. Möchten Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an info@d4-entertainment-gmbh.de.